Taloyhtiön yhtiökokoukseen voi osallistua eri tavoin
Julkaistu: 16.03.2021
Muistutamme, että kokoustilassa paikalla olevien määrää voidaan vähentää ja tartuntariskiä siten pienentää eri tavoin.
Aluehallintoviranomaisen uuden tulkinnan mukaan koronaan liittyvät kokoontumisrajoitukset eivät koske taloyhtiöitä. Muuttuneesta tulkinnasta huolimatta yhtiökokousten turvalliseen järjestämiseen pitää kiinnittää erityistä huomiota ja noudattaa viranomaisten ohjeita ja määräyksiä.
Taloyhtiön hallituksen päätöksellä osakkaat voivat osallistua yhtiökokoukseen turvallisesti kokouspaikan ulkopuolelta ilmoittamalla kantansa kirjallisesti ennakkoon tai käyttämällä etäyhteyttä, mikäli yhtiöjärjestys ei sitä erikseen kiellä. Kokouskutsussa on mainittava tällaisista vaihtoehtoisista osallistumistavoista.
”Viime vuonna esimerkiksi Jyväskylän taloyhtiöistä yli kolmasosa tarjosi osakkailleen mahdollisuuden osallistua yhtiökokoukseen etäyhteydellä ja liki joka viides yhtiöistä tarjosi mahdollisuuden ilmoittaa kantansa kirjallisesti ennakkoon”, kertoo Kiinteistöliitto Keski-Suomen toiminnanjohtaja Hannu Mähönen.
Joka tapauksessa yhtiökokoukselle pitää aina määritellä jokin paikka, jonne osakkailla on mahdollisuus tulla halutessaan. Jos kokouspaikalle pyrkii niin paljon osallistujia, että rajoituksia ja turvavälejä ei pystytä noudattamaan, osa voidaan ohjata toiseen kokoustilaan, josta on etäyhteys varsinaiseen kokoustilaan. Mikäli osallistujien turvallisuutta ei voida varmistaa, kokous pitää keskeyttää.
1. Toisen henkilön valtuuttaminen
Osakas voi aina valtuuttaa toisen henkilön osallistumaan kokoukseen puolestaan. Henkilö valtuutetaan antamalla hänelle valtakirja esimerkiksi käyttämällä kokouskutsun mukana toimitettua valtakirjapohjaa. Valtuutus voidaan osoittaa myös vaikka tekstiviestillä tai sähköpostilla. Kun useampi osakas antaa valtuutuksen samalle henkilölle, kokouspaikalla olevien määrää saadaan pienennettyä.
2. Osallistuminen etäyhteydellä
Hallituksen päätöksellä kokoukseen voi osallistua myös saapumatta kokouspaikalle. Silloin osallistuminen tapahtuu esimerkiksi puhelimen tai videoneuvottelun, kuten Microsoft Teams tai Zoom, avulla. Osakkaita tulee ohjeistaa tekniikan käytöstä ja siitä, miten kokouskäytännöt, kuten puheenvuoron pyytäminen tai äänestäminen, tapahtuvat. Hyvä tapa on tarjota mahdollisuus kokeilla etäyhteyden käyttöä ennakkoon.
3. Kannan ilmoittaminen ennakkoon
Edellisten lisäksi osakkaille voidaan antaa mahdollisuus ilmoittaa kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin myös ilman, että he osallistuvat kokoukseen. Silloin kokouskutsun mukana toimitetaan lomake, jonka osakas täyttää ja palauttaa postitse tai sähköpostitse määräaikaan mennessä ennen kokousta.
4. Päätösten tekeminen ilman yhtiökokousta
Taloyhtiön osakkaat voivat yhdessä tehdä päätöksiä myös yhtiökokousta pitämättä. Kaikkien osakkaiden on oltava yksimielisiä varsinaisesta päätettävästä asiasta sekä siitä, että päätös tehdään ilman yhtiökokousta. Tällainen päätös on kirjattava, päivättävä, numeroitava ja kaikkien osakkaiden on se allekirjoitettava.
Tarkemmat ohjeet taloyhtiön yhtiökokouksen järjestämisestä löytyvät Kiinteistöliiton korona-sivuilta.